היצמדות לאמת בטפסים בירוקרטיים

שאלה

"מצטער, אבל נראה לי קרתה טעות במערכת שלכם...
בתאריך 4/7 עניתם לי תשובה לשאלה שכתבתי, אבל בתשובה במייל כתבתם לי בטעות פעם נוספת את השאלה שלי במקום את התשובה של הרב.. כך שאני משער שהרב כבר הספיק לענות, פשוט קרתה טעות ולמרות שהרב כבר ענה תשובה, עדיין לא קיבלתי אותה.. (ניסיתי לחזור אליכם במייל אבל זה לא עבד)
זאת השאלה ששאלתי:

שלום כבוד הרב,
דבר ראשון רציתי להודות לך - נחשפתי לא מזמן לספרך ""רשו""ת הדיבור"", וכבר הרבה זמן שלא למדתי ספר מתוך השתוקקות כה גדולה לקרוא את הנאמר בו.
מה גם שהנושא של אמת לשקר התחדד בי מאד בעקבות הספר הזה, וצצו לי מספר שאלות בקשר לכל נושא הבירוקרטיה ומילוי טפסים רשמיים.

לפני שנתיים, אני ועוד כמה חברים מהמכינה פתחנו עמותת חסד שמחלקת תלושי מזון לנזקקים. הזמן עבר, כל אחד התגייס למקום אחר, והעמותה המשיכה להתקיים ע""י צוות 'חדש' שלמד שנה מתחתנו במכינה.
עכשיו, בסוף שנת המס, רשות המיסים ורשם העמותות שלחו לנו המון טפסים שצריך למלא, אך הריחוק שלנו אחד מהשני יצר הרבה בעיות, והעלה לנו מספר שאלות:

1) יש נושאים שמקובלים על כולם בוודאות. דיברנו עליהם בהרבה סיטואציות בעבר והסכמנו עליהם פה (כמו מינוי של אנשים לתפקידים מסוימים). על אותם נושאים אנחנו היינו צריכים לעשות ישיבה, למלא איפה עשינו אותה, מתי וכמה נוכחים, ולרשום בטפסים את התוכן של הישיבה.. אם בוודאות כולם הסכימו על הנושאים האלה, אך פשוט לא קיימנו ישיבה מסודרת ומתועדת, והטפסים הרשמיים מחייבים אותנו למלא שבלונות של מתי התקיימה הישיבה ואיפה.. מותר למלא אותם באופן שרירותי, למרות שה""ישיבה"" לא באמת התקיימה?
2) יש טפסים שאנחנו חותמים עליהם שבהם אנו מצהירים שהגשנו כבר את טופס א' לגורם מסוים.. אם ברגע החתימה עדיין לא הגשנו את הטופס, אבל אנו מתכוונים להגיש אותו ממש יום לאחר מכן.. אפשר לחתום על הטופס? (כמובן מדובר על מקרה שבו אין אפשרות לחתום על ההצהרה יום לאחר מכן)..
3) אם יש תאריך מסוים על הדף שאי אפשר לשנות, אבל אתה חותם על הדף בתאריך אחר - זה כשר?
4א) אם אני צריך חתימה של חבר אחר, שכרגע נמצא באיזה מוצב בצבא ואין כל-כך אפשרות להגיע אליו.. אפשר לצלם לו את הדף שהוא צריך לחתום עליו, שהוא יקרא וישלח לי תמונה של החתימה שלו, ואני אחתום בשמו ובהסכמתו?
4ב) אם אותו חבר גם באותו שבוע לא עם הפלאפון, יכולים להגיש את הטפסים רק עד יום מסוים, ואין שום סיבה בעולם שהוא לא יסכים לחתום, ואני בטוח שאם הוא ישמע שיכולתי לחתום בשמו ולא עשיתי כך הוא יצטער.. מותר לחתום בשמו ללא ידיעתו ואח""כ ליידע אותו?
5א) מותר לחתום על טפסים שלא באמת קראת אבל אתה מבין את המגמה הכללית?
5ב) או טפסים שחבר שלך חתם עליהם אבל צריך 2 חתימות - אפשר 'לסמוך' עליו (במידה והוא באמת יחסית התעמק בהם), ופשוט לחתום על ""טייס אוטומטי"" בלי באמת לדעת על מה אתה חותם?

אני חייב להודות שהשאלות האלה לשנה הקרובה זה קצת אבוד.. כי כן ניסינו לשער מה עוד בגדר המותר ומה אסור ועפ""י זה לפעמים יותר התאמצנו לשמור על האמת ולפעמים התרנו לעצמנו לא לדייק.. גם ביקשנו כבר הכוונה כללית מרב שאנחנו סומכים עליו, אבל נשמח אם תוכל ויהיה לך זמן לענות על השאלות הספציפיות האלה כדי שנדע בדיוק איפה הגבול, ומה לפעם הבאה צריך לשמר ועל מה צריך לחזור בתשובה ולתקן.
תודה רבה!

"